Projekt výměny ERP systému ve společnosti ZC s.r.o.

Zákazník

Společnost ZC s.r.o. prodává zahrádkářské potřeby již od roku 1994, kdy zahájila svůj provoz otevřením Zahradního centra v Jindřichově Hradci. Záhy se firma začala věnovat také velkoobchodní distributorské činnosti, která nyní činí většinu obratu, když zásobuje jiná zahradní centra, prodejny zahrádkářských potřeb, květinky a další maloobchodní prodejny po celé České republice. Dnes firma ZC s.r.o. provozuje i druhé Zahradní centrum ve Valašském Meziříčí a zaměstnává 120 pracovníků při celkovém ročním obratu zhruba 360 milionů korun.

Výzvy

Díky své velikosti musí společnost své podnikání řídit s pomocí standardního informačního systému. Dříve používala zhruba 10 let informační systém i/2, který se poměrně rychle od své implementace ukázal jako generačně zastaralý. Jeho další nevýhodou byla malá zákaznická základna v České republice, což v praxi znamenalo drahou customizaci v případě každé úpravy systému, kterou musel platit uživatel systému. Z těchto důvodů se společnost rozhodla nakonec systém vyměnit a následně vypsala výběrové řízení na novou ERP aplikaci.

Integrovaná aplikace měla pokrýt kompletně veškerou agendu, kterou firma využívá v rámci své velkoobchodní a maloobchodní činnosti. A to včetně účetnictví, vedení skladové evidence, fakturace, řízení vztahů se zákazníky (CRM), manažerských výstupů a reportingu (BI), pokladního systému, a nástrojů pro obchodní zástupce pro práci v terénu.

Vzhledem k důležitosti projektu a s cílem vybalancovat vztahy s dodavatelem informačního systému během výběrového řízení a implementace, si firma najala konzultační společnost AppliCon IT. Ta měla pomoci s výběrem správného dodavatele a následně také s uzavřením smlouvy ve správné podobě tak, aby se firma vyvarovala negativních zkušeností s provozem předchozího řešení. Společnost vybírala z celkem sedmi informačních systémů a nakonec zvolila nasazení aplikace Helios Green od společnosti Asseco.

Popis projektu:

• Nahrazení nevyhovujícího systému pružnějším ERP řešením
• Dohled nad výběrovým řízením a volba nejvhodnějšího systému
• Implementace řešení Helios Green s využitím specifické metodologie
• Zpřesnění předimplementační analýzy a jednoznačná formulace smlouvy

Řešení: Metodologie MAPIC

K projektům nasazení ERP systému využívá AppliCon IT vlastní metodologii MAPIC, která se obecně zabývá třemi oblastmi: implementací ERP systému, procesní analýzou a procesní optimalizací vybraných procesů. Etapy spolupráce se zákazníkem na projektu zahrnují přípravu projektu (včetně stanovení týmu, cílů, harmonogramu, procesní mapy apod.), výběru systému (RFI, RFQ), kontraktačního modelu (včetně implementační, licenční, maintenance a kupní smlouvy) a vlastní implementace.

Projekt vlastní implementace pak obsahuje tyto čtyři blueprinty:

  1. Analýza – Vypracuje dodavatel a materiál obhajuje před managementem
  2. Realizace – Klíčový uživatel vyškolený od dodavatele prezentuje managementu ovládání a nastavení integrovaného systému a to, jak vyhovuje potřebám společnosti
  3. Příprava produktivního provozu – Zátěžový test, který provádí koncový uživatel
  4. Optimalizace – Klíčový uživatel prezentuje managementu, jakým způsobem optimalizoval plánované procesy

Přínosy

Systém byl úspěšně nasazen a zprovozněn a od roku 2014 je v ostrém provozu. Jedním z hlavních přínosů společnosti AppliCon IT byla její role v rámci výběrového řízení, kdy pracovník poradenské firmy dohlížel na analýzu projektu a důsledné popsání všech aspektů tak, aby později nemohly být realizovány (a účtovány) formou víceprací. Takovýmto situacím externí konzultant účinně zabránil jednak formulací smlouvy a jednak nekompromisním důrazem na kvalitní předimplementační analýzu. Výsledkem byl jednak výběr vhodného informačního systému, který je oproti původnímu řešení řádově pružnější a více přizpůsobitelný potřebám a růstu společnosti, a jednak dobře ošetřené podmínky jeho nasazení, provozování a dalšího rozvoje.

Systém je v současné době nadále kontinuálně rozvíjen a během práce v informačním systému vznikají stále nové požadavky na inovace a nové funkcionality. Firma chce např. v blízkém horizontu nasadit specializovanou nadstavbu pro řízený sklad a přitom využít zkušeností, které získala během implementace ERP systému, a s dodavatelem dalších softwarových nástrojů nastavit stejný model spolupráce nastavený firmou AppliCon IT.

Komentář zákazníka

„Očekávání od konzultanta firmy AppliCon IT byla postavena na našem přání, aby nám pomohl vyvážit postavení zákazníka v projektu vůči mnohem zkušenějšímu dodavateli. Pan Zdeněk Špelina tato očekávání zcela naplnil a z jeho dohledu nad implementací jsme cítili plnou podporu našich zájmů. V rámci projektu se zejména podílel na jednoznačné formulaci smlouvy a zabránil pokusům zjednodušit některé procesy s cílem generovat pozdější vícenáklady. Ve finále nám tak pan Špelina ušetřil nemálo peněz, času a neočekávaných situací, na které bychom nedokázali reagovat. “

Filip Klíma, jednatel společnosti ZC s.r.o.

PDF ke stažení zde