Důležitá změna ERP systému ve firmě BIOVETA

Zákazník

Bioveta je výrobce veterinárních léčiv, vakcín, imunopreparátů a farmaceutických přípravků. Firma představuje úspěšného českého výrobce, který zaměstnává přes 600 pracovníků a své produkty exportuje do více než 80 zemí celého světa. Společnost, jež působí ve velmi regulovaném a konkurenčním prostředí, potřebovala softwarovou platformu umožňující se vyrovnat s rostoucím objemem zakázek, nárůstem produkce a náročnějším plánováním výroby.

Výzvy

Bioveta se dostala do situace, kdy původnímu systému končila podpora a tím pádem došlo k ukončení povinné aktualizace předpisů. Bylo proto rozhodnuto o výběru nového informačního systému. Společnost zmapovala trh s ERP systémy tak, aby zjistila co nejvíce silných a slabých stránek jednotlivých řešení a dokázala dobře vybrat. Výběrové řízení trvalo půl roku, byla zpracována řada nabídek, ze kterých bylo vybráno 5 relevantních systémů. Proběhly prezentace jednotlivých platforem v oblasti podpory sledovaných procesů (obchod, zásoby, účetnictví, nákup a hlavně plánování výroby). Prezentace byly následně vyhodnoceny a ve finále se utkali dva dodavatelé, kteří poskytli hloubkové prezentace a případové studie, a následně byl zvolen vítěz výběrového řízení.

Protože zákonné funkce naplňovaly všechny systémy v tendru, management firmy potřeboval nezávislý poradenský hlas, který by pomohl objektivně posoudit uvažované systémy z pohledu referencí v podobné výrobě a implementačních zkušeností.

Bioveta proto navázala spolupráci s poradenskou společností AppliCon IT. Jejím hlavním cílem bylo získat objektivní zpětnou vazbu a nestranné ověření informací poskytovaných od dodavatelů. Na základě doporučených kritérií byla nakonec vybrána aplikace QAD od společnosti Minerva jako ERP systém se zaměřením na celopodnikové logistické procesy včetně plánování zdrojů, optimalizace zásob a souvisejících procesů. Spolupráce s firmou Applicon IT pak pokračovala ve fázi implementace, která byla završena úspěšným uvedením systému do provozu.

Popis projektu:

• Nahrazení starého systému
moderním ERP řešením
• Výběr vhodného systému
na základě doporučeného zadání
• Implementace řešení QAD
s využitím specifické metodologie
• Splnění hlavních cílů implementace
při dodržení plánovaných nákladů

Řešení: Metodologie MAPIC

K projektům nasazení ERP systému využívá AppliCon IT vlastní metodologii MAPIC, která se obecně zabývá třemi oblastmi: implementací
ERP systému, procesní analýzou a procesní optimalizací vybraných procesů. Etapy spolupráce se zákazníkem na projektu zahrnují přípravu projektu (včetně stanovení týmu, cílů, harmonogramu, procesní mapy apod. ), výběru systému (RFI, RFQ), kontraktačního modelu (včetně implementační, licenční, maintenance a kupní smlouvy) a vlastní implementace.

Projekt vlastní implementace pak obsahuje tyto čtyři blueprinty:

  1. Analýza – Vypracuje dodavatel a materiál obhajuje před managementem
  2. Realizace – Klíčový uživatel vyškolený od dodavatele prezentuje managementu ovládání a nastavení integrovaného systému a to, jak vyhovuje potřebám společnosti
  3. Příprava produktivního provozu – Zátěžový test, který provádí koncový uživatel
  4. Optimalizace – Klíčový uživatel prezentuje managementu, jakým způsobem optimalizoval plánované procesy

Přínosy

Klíčovou rolí firmy AppliCon IT byla pomoc při prezentacích, přípravě tematických oblastí výběru a vytvoření optimálního zadání stanovující, které činnosti jsou nutné a které jen podpůrné. Spolupráce s nezávislým poradcem vedla zejména k větší upřímnosti dodavatelů, objektivnějším informacím a přímočarosti projektu. Ještě důležitější poradenská role nastala v modelu kontraktace, kdy se již řešily
smluvní záležitosti, vyčíslovaly náklady a vznášely připomínky, a samozřejmě během implementace. Přítomnost konzultanta byla garancí
vysokého respektu dodavatele k realizované zakázce, kvalitně provedené přípravné fáze a lepší kontroly nad celým projektem.

Tímto způsobem se zákazník pojistil proti největší noční můře podniků, které zavádějí nové ERP řešení, a tou je špatně provedená implementace. Projekt nakonec dopadl úspěšně souhrou tří hlavních okolností: dobré zainteresovanosti pracovníků, výběrem kvalitního systému a metodickým vedením AppliCon IT. Vedle hlavního cíle, tj. hladké změny ERP systému, se také podařilo splnit řadu dílčích cílů jako
například lepší plánování, efektivnější CRM procesy apod.

Komentář zákazníka

„Je podstatný rozdíl, když firma implementuje systém jednou za 7 let, a když odborník realizuje čtyři implementační projekty za rok. Spoluprací se Zdeňkem Špelinou z AppliCon IT jsme získali jistotu dobré přípravy na celý projekt a jeho důsledné realizace podle moderních
postupů. Dobré metodické vedení nám také pomohlo urychlit implementaci a zajistit fungování systému přesně podle našich představ. “

Ing. Petr Vinklárek, ředitel sekce finančního řízení, Bioveta.

PDF ke stažení zde